Hướng xử lý đối với giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận, chứng nhận một sự việc, giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân, thông tin cá nhân… theo quy định.

Hoạt động chứng thực rất đa dạng, có thể là “chứng thực bản sao từ bản chính”, hoặc là “chứng thực chữ ký” hoặc “chứng thực hợp đồng, giao dịch” và hiện nay được thực hiện bởi trưởng phòng, phó trưởng phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn; công chứng viên của phòng công chứng, văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

(Ảnh minh họa)

Trong quá trình chứng thực, vì nhiều lý do khác nhau, việc sai sót xảy ra là điều khó tránh khỏi, như: chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ giả mạo mà bằng mắt thường người chứng thực khó có thể phát hiện được…

Chính vì vậy, pháp luật đã quy định cụ thể về giá trị pháp lý và các biện pháp xử lý đối với các giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định tại Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP, ngày 3/3/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngày 16/2/2015 của Chính phủ.

Theo đó, “Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý”; đồng thời để khắc phục hậu quả, thì pháp luật quy định: Chủ tịch UBND cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản được chứng thực không đúng quy định do phòng tư pháp chứng thực; chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định do cơ quan mình chứng thực.

Sau đó, chủ tịch UBND cấp huyện, chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh.

Đối với các giấy tờ, văn bản được chứng thực không đúng quy định do cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực thì người đứng đầu các cơ quan này có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý các giấy tờ, văn bản đã được chứng thực và đăng tải thông tin lên trang thông tin điện tử của cơ quan mình.

Như vậy, về cơ bản, pháp luật đã quy định rõ thẩm quyền, cách thức xử lý đối với trường hợp giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định theo hướng “cơ quan nào thực hiện việc chứng thực thì cơ quan đó ra quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã chứng thực, đồng thời công khai, thông tin rộng rãi việc xử lý đó.

Tuy nhiên, Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP lại chưa quy định thẩm quyền ban hành quyết định hủy bỏ và cách thức xử lý đối với văn bản, giấy tờ chứng thực không đúng quy định do công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

Vì vậy, trên thực tế khi phát hiện các giấy tờ, văn bản đã được thực hiện chứng thực không đúng quy định do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện, các tổ chức này thường lúng túng, không biết phải xử lý như thế nào để khắc phục và ngăn chặn hậu quả xảy ra.

Đây là “khoảng trống” về mặt quy định pháp luật cần được các cơ quan có thẩm quyền quan tâm nghiên cứu, bổ sung trong thời gian tới. Tuy nhiên, trong thời gian pháp luật chưa có quy định bổ sung đối với trường hợp này thì cần xử lý như thế nào?

Theo chúng tôi, các tổ chức hành nghề công chứng có thể linh động thực hiện theo hướng “cơ quan nào thực hiện việc chứng thực thì cơ quan đó ra quyết định hủy bỏ và thông báo công khai, thông tin rộng rãi việc xử lý đó để các tổ chức, cá nhân có liên quan biết và có thể đề nghị sở tư pháp đăng tin công khai trên trang thông tin điện tử của sở”.

Đối với cơ quan nhà nước, trong quá trình theo dõi sự việc, nếu nhận thấy các tổ chức hành nghề công chứng chậm hoặc không thực hiện các biện pháp ngăn chặn, khắc phục kịp thời như nêu trên, thì hoàn toàn có thể áp dụng ngay các biện pháp khắc phục hậu quả đối với hoạt động chứng thực được quy định tại Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã như: “Buộc tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện chứng thực thông báo cho tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực”, “buộc thu hồi và hủy bỏ giấy tờ, văn bản, tài liệu, chứng cứ giả”, buộc tổ chức hành nghề công chứng thông báo trên cổng thông tin điện tử của sở tư pháp nơi đặt trụ sở về văn bản đã được chứng thực”…

Hoàng Trọng Hùng

(Phó Giám đốc Sở Tư pháp)