Triển khai hóa đơn điện tử trong thanh toán tiền điện: Mang lại nhiều tiện ích cho khách hàng

Góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán, kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao tính bảo mật, từ ngày 1-7 tới, ngành điện Dak Lak sẽ thực hiện trên phạm vi toàn tỉnh việc thanh toán tiền điện bằng hóa đơn điện tử (HĐĐT) thay cho sử dụng hóa đơn giấy trước đây. Phóng viên Báo Dak Lak đã có cuộc trao đổi với ông LÊ HOÀI NHƠN - Phó Giám đốc Công ty Điện lực Dak Lak chung quanh vấn đề này.

°So với hóa đơn giấy thì HĐĐT có gì khác biệt, thưa ông?

Hóa đơn dạng giấy được in trên giấy, ký và đóng dấu, sờ và nhìn thấy được;  ngược lại, HĐĐT được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý trên máy tính và được ký chữ ký số, không sờ và nhìn thấy được. Tuy nhiên, HĐĐT khi được thể hiện ra giấy thì trong đó cũng có các thông tin như trên hóa đơn giấy truyền thống (bao gồm thông tin của bên bán, bên mua, loại, ký hiệu hóa đơn, số serial, lượng điện năng tiêu thụ, đơn giá, thành tiền trước và sau thuế...). Tóm lại sự khác biệt rõ nhất là hóa đơn giấy được ký sống và đóng dấu còn HĐĐT là chữ ký số.

°Xin ông cho biết cách thức sử dụng HĐĐT như thế nào và việc áp dụng HĐĐT trong thu tiền điện mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp (DN) và  khách hàng?

- Khi sử dụng HĐĐT thì mọi hình thức thanh toán tiền điện vẫn không thay đổi. Hằng tháng, khách hàng vẫn nhận được giấy báo tiền điện như hiện nay và sẽ nhận biên lai thanh toán khi nộp tiền điện. Đây được xem như chứng từ pháp lý xác nhận khách hàng đã thanh toán hóa đơn. Tùy theo hình thức thanh toán mà khách hàng có các loại xác nhận thanh toán khác nhau như: giấy biên nhận thanh toán, phiếu thu tiền điện tại quầy, chứng từ thu tiền của ngân hàng, tin nhắn SMS…  Khách hàng nếu có nhu cầu nhận thông tin về hóa đơn tiền điện sẽ được đáp ứng theo các hình thức như: thông qua trang web chăm sóc khách hàng của Công ty Điện lực Dak Lak (bằng cách đăng nhập tra cứu, tải thông tin về hóa đơn tiền điện); email: hóa đơn tiền điện được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký của khách hàng, hoặc tại các quầy giao dịch của các điện lực trên địa bàn.

Hệ thống HĐĐT giúp quá trình thanh toán tiền điện của khách hàng được nhanh chóng, tiện lợi, nhất là đối với DN sẽ nhận được chất lượng dịch vụ tốt hơn, đồng thời giúp tiết kiệm được thời gian, chi  phí trong việc in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ, giảm thiểu rủi ro thất lạc hóa đơn trong quá trình thanh toán tiền điện. Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT còn giúp DN chủ động trong các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn nhờ tất cả thông tin trên HĐĐT sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống quản lý khi khách hàng có phần mềm tương thích, mà không cần thêm một khâu nhập dữ liệu, do đó đơn giản hoá thủ tục, giảm thiểu được sai sót trong kê khai thuế và tiết kiệm thời gian. Đối với khách hàng là hộ dân, sẽ không cần bảo quản, lưu giữ hóa đơn, tránh thất lạc hoặc làm rách hóa đơn, khi cần có thể vào website của ngành điện để truy cập, tra cứu, tải hóa đơn về vào bất cứ thời điểm nào.

°Mặc dù mang lại nhiều tiện ích cho khách hàng, song trên thực tế, tỉnh ta vẫn còn lượng lớn khách hàng dùng điện ở vùng sâu vùng xa, rất khó tiếp cận với internet, vậy việc triển khai thu tiền điện bằng HĐĐT có gì khó khăn không, thưa ông?

- Hiện nay, ở một số địa phương trong tỉnh vẫn còn nhiều hộ dân chưa sử dụng internet, tuy nhiên, theo tôi điều này cũng không ảnh hưởng gì đến việc áp dụng HĐĐT, bởi khi sử dụng hóa đơn này sẽ có nhiều hình thức thanh toán để khách hàng lựa chọn. Đối với các khách hàng thanh toán tại nhà hoặc tại quầy của Công ty Điện lực sẽ nhận được biên nhận thanh toán theo mẫu do Công ty phát hành hoặc phiếu thu. Khách thanh toán thông qua các ngân hàng hoặc các đối tác khác (có ký hợp đồng dịch vụ thu hộ tiền điện) sẽ nhận được xác nhận thanh toán theo mẫu có sẵn của các ngân hàng hoặc các đối tác thực hiện dịch vụ thu hộ. Còn nếu thanh toán qua internet hoặc nhắn tin SMS, khách hàng sẽ nhận được xác nhận của nhà cung cấp - đây được coi như là chứng từ xác nhận thanh toán… Với các hình thức thanh toán đa dạng như vậy thì với các vùng mà internet chưa phổ biến, chắc chắn khách hàng sẽ không gặp vướng mắc gì trong việc đóng tiền điện cũng như nhận được biên nhận thanh toán.

°Đến thời điểm này, Công ty đã có sự chuẩn bị như thế nào để sẵn sàng cho kế hoạch thu tiền điện bằng HĐĐT vào đầu tháng 7 tới?

- Hiện đơn vị đã chính thức nhận được văn bản đồng ý của Cục thuế về việc sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy trong hoạt động mua bán điện kể từ ngày 1-7-2014. Về phía Công ty cũng đã chuẩn bị hệ thống mạng, máy chủ, các chương trình phần mềm đầy đủ đã sẵn sàng vào cuộc. Để công việc đạt hiệu quả tốt nhất, Công ty đã tổ chức nhiều lớp đào tạo về nghiệp vụ HĐĐT cho tất cả CBCNV làm công tác kinh doanh trong công ty, các thu ngân và dịch vụ bán lẻ điện năng. Bên cạnh đó, Công ty cũng tổ chức hội nghị khách hàng tại các huyện, thị xã và thành phố để hướng dẫn, giới thiệu rộng rãi về HĐĐT trong thanh toán tiền điện. Đặc biệt, trong tháng 4 và 5 vừa qua, Công ty đã gửi hơn 400.000 thư ngỏ, tin nhắn SMS đến từng khách hàng thông báo việc phát hành, hướng dẫn cách thức nhận HĐĐT, treo băng rôn tuyên truyền về HĐĐT trên các tuyến đường chính của thành phố, thị xã, thị trấn, thị tứ, khu vực đông dân cư trên địa bàn tỉnh và tại trụ sở các đơn vị trực thuộc. Để có thông tin rõ hơn, khách hàng có thể truy cập trên website của Công ty tại địa chỉ http://pcdaklak.cpc.vn.

°Xin cảm ơn ông

Đỗ Lan (thực hiện)