Biến hộp thư điện tử thành văn phòng di động

Hiện nay rất nhiều website cung cấp hộp thư điện tử (mail) miễn phí: Gmail, Hotmail… Các website này, bên cạnh dịch vụ thư tín còn kèm theo nhiều dịch vụ khác rất hữu ích cho người dùng như: tạo và quản lý lịch công tác, lưu trữ trực tuyến, công cụ văn phòng trực tuyến; quản lý ảnh… Tuy nhiên, những tính năng này chưa được nhiều người biết đến hoặc chưa biết sử dụng. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách sử dụng các tính năng trên thông qua tài khoản Hotmail.

Trước hết bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản Hotmail, nếu chưa có tài khoản thì bạn phải đăng ký trước. Khi đăng nhập thành công, phía trên màn hình gần địa chỉ của thanh trình duyệt sẽ xuất hiện 3 liên kết: Hotmail, Messenger và SkyDrive.Bạn đưa con trỏ đến liên kết SkyDrive sẽ xuất hiện danh sách sổ xuống (như hình bên). Trong danh sách bao gồm một số tính năng sau:

 

Tài liệu: Là nơi upload, download, bố trí, sắp xếp tài liệu. SkyDrive cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí lên đến 25GB và kích thước tối đa của một file là 50MB. Tốc độ upload, download dữ liệu nhanh, trực quan nhờ vào ứng dụng Silverlight; dễ dàng trong quản lý, tìm kiếm, sắp xếp. Sử dụng tính năng kéo và thả (drag and drop) để upload tập tin; Có thể hoạt động giống như một ở đĩa cứng trong máy tính khi cài đặt thêm Skydrive Explorer; chia sẻ file. Ngôn ngữ bao gồm cả tiếng Việt.

Ảnh: Là nơi chứa các Album ảnh của bạn. Tại đây, bạn có thể upload, download, sắp xếp hoặc thực hiện trình chiếu ảnh ngay trên trang web mà không cần tải xuống.

Tài liệu gần đây: Hiển thị danh sách các tài liệu bạn sử dụng gần nhất, giúp bạn dễ dàng trong việc tìm kiếm, sử dụng các tập tin mới.

Chia sẻ: Chia sẻ tập tin ra công chúng. Tại đây bạn có thể thấy các tài liệu, hình ảnh chia cho mọi người. Những tài liệu không nằm trong mục này có nghĩa là chỉ có bạn mới có quyền sử dụng.

Groups: Liên kết nhóm bạn trong việc chia sẻ tài liệu. Một tài liệu khi upload lên sẽ được mọi người trong nhóm sử dụng.

Tài liệu word mới, Sổ tính Excel mới, Bản trình bày Powerpoint mới, Sổ tay Onenote mới: Bao gồm bộ công cụ Office của Microsoft (Word, Excle, PowerPoint và Onenote) giống như trên máy tính của bạn. Bạn có thể soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu hay sổ tay công tác ngay trên trang web của bạn mà không cần đến bất kỳ một cài đặt nào. Điều này rất hữu dụng, vì nếu như trên máy tính của bạn chưa cài phần mềm Office thì bạn vẫn có thể soạn thảo và lưu trực tuyến mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Bộ công cụ Office miễn phí này hiện chưa cung cấp đầy đủ các tính năng, mà chỉ cung cấp một số tính năng chủ yếu. Để được cung cấp đầy đủ các tính năng bạn cần phải trả phí. Tuy nhiên, qua sử dụng, cho thấy từng đó tính năng đã đáp ứng được những công việc bình thường, không đòi hỏi các tính năng cao cấp.

Một bảng tính Excel được tạo thông qua công cụ trực tuyến của Hotmail

Như vậy, chỉ với một tài khoản Hotmail, bạn không chỉ nhận và gửi thư điện tử, lên lịch công tác mà còn được sử dụng như một văn phòng di động, lưu trữ mọi thông tin cần thiết, có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi. Điều này hết sức thuận lợi cho những người thường xuyên phải di chuyển hay đi công tác xa.