Bảo đảm quản lý hồ sơ, tài liệu, con dấu của các cơ quan, tổ chức khi giải thể, chia tách, sáp nhập và kết thúc hoạt động

Văn phòng Tỉnh ủy vừa ban hành Công văn số 5515-CV/VPTU về việc quản lý hồ sơ, tài liệu, con dấu của các cơ quan, tổ chức khi giải thể, chia tách, sáp nhập và kết thúc hoạt động.

Theo đó, Văn phòng Tỉnh ủy đề nghị các cơ quan, tổ chức đảng cần thực hiện các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về quản lý và bảo quản, bàn giao hồ sơ, tài liệu, con dấu của các cơ quan, tổ chức đảng khi hợp nhất, sáp nhập, kết thúc hoạt động theo đúng quy định và bảo đảm các hoạt động không bị gián đoạn theo các chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương.

Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức khi hợp nhất, sáp nhập, kết thúc hoạt động phải được quản lý tập trung thống nhất theo nguyên tắc không phân tán, xé lẻ phông lưu trữ. Khi bàn giao tài liệu phải lập biên bản bàn giao, kèm các văn bản liên quan chỉnh lý và mục lục hồ sơ, mục lục thống kê tài liệu.

Các đại biểu tham dự Hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh lần thứ 29 (mở rộng) cho ý kiến các tờ trình của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về các đề án sáp nhập, hợp nhất, kết thúc hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng. (Ảnh minh họa)

Những hồ sơ, tài liệu công việc chưa giải quyết xong phải được bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp tục theo dõi, giải quyết, xử lý công việc đó hoặc thực hiện theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Hồ sơ, tài liệu công việc đã giải quyết xong của cơ quan, tổ chức cũ thuộc nguồn nộp lưu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng theo quy định.

Hồ sơ, tài liệu công việc chưa giải quyết xong của cơ quan, tổ chức cũ thuộc nguồn nộp lưu bàn giao cho cơ quan, tổ chức mới được giao nhiệm vụ tiếp tục theo dõi, giải quyết, xử lý công việc đó hoặc thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh khi kết thúc hoạt động là phông đóng; toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được tập trung đầy đủ, chỉnh lý hoàn chỉnh, sắp xếp, thống kê, bảo quản và giao nôp theo nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Đảng theo đúng quy định.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khi hợp nhất, sáp nhập, kết thúc hoạt động có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, tổ chức thu thập và giao nộp tài liệu từ các phòng, ban chuyên môn, cá nhân vào lưu trữ cơ quan và từ lưu trữ cơ quan cũ vào lưu trữ cơ quan mới hoặc vào lưu trữ lịch sử của Đảng.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới chỉ đạo, đôn đốc việc tiếp nhận và quản lý tài liệu của các cơ quan khi hợp nhất, sáp nhập, kết thúc hoạt động.

Công văn cũng đã chỉ rõ trách nhiệm của lưu trữ cơ quan, đơn vị và lưu trữ lịch sử của Đảng; công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng mới thành lập.

Nguyễn Xuân