UBND tỉnh vừa ban hành Quyết định số 126/2026/QĐ-UBND về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý, lưu trữ, khai thác, chia sẻ văn bản điện tử thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trên địa bàn tỉnh.

Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý, lưu trữ, khai thác và chia sẻ văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý của tỉnh thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Chuyên viên Phòng Quản lý doanh nghiệp, Sở Tài chính xử lý văn bản điện tử.

Đối tượng áp dụng gồm các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý của tỉnh (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc tại các cơ quan, tổ chức đó. Những cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu giao dịch văn bản điện tử và đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin cũng được tham gia hệ thống.

Theo quy định, việc quản lý, sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn vẹn, an toàn thông tin và thống nhất quy trình, phương thức trao đổi văn bản điện tử theo quy định. Văn bản điện tử luân chuyển trên hệ thống phải được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định.

Quy chế cũng quy định cụ thể trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong quá trình vận hành hệ thống. Trong đó, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc việc gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử. Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì hướng dẫn sử dụng mã định danh đơn vị, quản lý danh sách mã định danh, phối hợp xây dựng dự toán kinh phí và đánh giá hiệu quả sử dụng hệ thống. Trung tâm Giám sát, Điều hành đô thị thông minh tỉnh chủ trì triển khai, bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, liên tục; thực hiện kết nối, liên thông văn bản với các hệ thống khác thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của tỉnh.

Việc ban hành Quy chế nhằm thống nhất quy trình quản lý, xử lý văn bản trên môi trường điện tử, tăng cường kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị; qua đó, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành, từng bước xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh.

Quyết định có hiệu lực thi hành từ ngày 2/11/2026. Quyết định này đồng thời thay thế các quy định trước đây về nội dung này.
Xem chi tiết tại đây

Đỗ Lan