Cần làm rõ “Giấy tờ tùy thân” và những loại giấy tờ có thể thay thế giấy tờ tùy thân khi đương sự nộp hồ sơ yêu cầu công chứng

Theo quy định tại điểm c, khoản 1 Điều 35 Luật Công chứng năm 2006, người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây: “…c) Bản sao giấy tờ tùy thân;…”. Trên thực tế, khi công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch thì việc chấp thuận những loại giấy tờ khác nhau được xem là bản sao giấy tờ tùy thân thường rất đa dạng và phụ thuộc vào ý chí chủ quan của các công chứng viên.

Giấy tờ tùy thân được hiểu là những giấy tờ có thể giúp xác định đặc điểm nhận dạng và nhân thân của một người. Nghị định 05/1999/NĐ-CP của Chính phủ đã khẳng định giấy chứng minh nhân dân (CMND) là một loại giấy tờ tùy thân của công dân. Ngoài ra, theo Nghị định 136/2007/NĐ-CP về xuất nhập cảnh, hộ chiếu quốc gia có thể được sử dụng thay thế giấy CMND. Ngoài hai loại giấy tờ này, trong các văn bản pháp luật do các cơ quan Nhà nước trung ương ban hành hiện nay hầu như không có loại giấy tờ nào khác được trực tiếp khẳng định là giấy tờ tùy thân.

Khi yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch thì các bên đương sự thường nộp bản sao giấy tờ tùy thân hoặc những giấy tờ mà công chứng viên thường chấp nhận cho đương sự để thay thế cho bản sao giấy tờ tùy thân như: Bản sao CMND; hộ chiếu; giấy phép lái xe; thẻ hội viên, thẻ công chức, bảo hiểm y tế…; hoặc đôi khi công chứng viên chấp thuận cả Giấy báo mất CMND của đương sự do Công an xã, phường, thị trấn xác nhận để thay thế cho bản sao Giấy tờ tùy thân. Chính vì việc nhận định những giấy tờ nào được xem là giấy tờ tùy thân phụ thuộc vào ý chí và trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên nên thực tế đã xảy ra nhiều trường hợp như: khi đương sự đến Phòng Công chứng Nhà nước yêu cầu công chứng hợp đồng nhưng không có bản sao Giấy tờ tùy thân là CMND chỉ có Giấy báo mất CMND do Công an xã xác nhận, song công chứng viên Phòng Công chứng không chấp nhận và từ chối việc công chứng hợp đồng. Khi đó, đương sự lại tìm đến Văn phòng công chứng tư thì được công chứng viên Văn phòng công chứng chấp nhận và thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Từ ví dụ trên, có thể nhận thấy một số bất cập đối với thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bản sao giấy tờ tùy thân như: xuất hiện tình trạng do cạnh tranh giữa các tổ chức hành nghề công chứng đã dẫn đến sự dễ dãi trong nhận định giấy tờ tùy thân hoặc một số giấy tờ khác thay thế cho giấy tờ tùy thân… của một số công chứng viên, có thể dẫn đến tình trạng lừa đảo, giả mạo đương sự để được công chứng hợp đồng, giao dịch, ảnh hưởng đến độ an toàn pháp lý, gây thiệt hại cho các bên tham gia giao dịch, cũng như trách nhiệm trước pháp luật của công chứng viên đối với văn bản công chứng. Vì vậy, việc hướng dẫn những loại giấy tờ nào được xem là giấy tờ tùy thân và khi không có giấy tờ tùy thân thì những loại giấy tờ nào có thể thay thế khi các bên đương sự yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch là hết sức cần thiết. Do phạm trù giấy tờ tùy thân được sử dụng rất rộng rãi trong các thuật ngữ của văn bản pháp lý và hầu hết trong quá trình thực hiện và giải quyết các thủ tục hành chính ở nước ta, nên việc quy định loại giấy tờ nào được xem là giấy tờ tùy thân và khi không có giấy tờ tùy thân thì những loại giấy tờ nào có thể thay thế do đúng cơ quan có thẩm quyền quy định mới đảm bảo phạm vi áp dụng đồng bộ, thống nhất và mới có tính hiệu lực cao. Trước mắt đối với lĩnh vực công chứng, thiết nghĩ Bộ Tư pháp nên có hướng dẫn tạm thời về những loại giấy tờ nào được xem là giấy tờ tùy thân và khi không có giấy tờ tùy thân thì những loại giấy tờ nào có thể thay thế nhằm tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc khi thực hiện công chứng của các công chứng viên, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho đương sự khi tham gia hợp đồng, giao dịch.

Minh Đức