Những bất cập trong quy định về đặt tên văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng được tổ chức, hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh; quy định đặt tên văn phòng công chứng bị giới hạn hơn so với các công ty hợp danh đăng ký hoạt động theo Luật Doanh nghiệp. Theo quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 thì “Tên gọi của văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của trưởng văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc”.

Thực tế cho thấy quy định đã bộc lộ nhiều bất cập, hạn chế cho chính văn phòng công chứng, khách hàng và cả cơ quan quản lý nhà nước. Đó là, chưa có quy định xử lý trường hợp trùng tên của văn phòng công chứng, tên của cá nhân hoàn toàn có thể trùng nhau, như vậy nếu tên của văn phòng công chứng này mà trùng với tên của văn phòng công chứng khác thì tên của các văn phòng công chứng trong các trường hợp này sẽ xác định như thế nào? Pháp luật không quy định ngoại lệ cách đặt tên văn phòng công chứng trong trường hợp này.

Công dân thực hiện giao dịch tại một văn phòng công chứng trên địa bàn TP. Buôn Ma Thuột. Ảnh minh họa

Một hạn chế nữa là quy định đổi tên làm phát sinh thêm thủ tục hành chính. Cụ thể, khi công chứng viên có tên được đặt làm tên của văn phòng công chứng chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh thì văn phòng công chứng phải thực hiện thêm thủ tục đổi tên văn phòng công chứng. Khi văn phòng công chứng được chuyển nhượng, thì buộc phải chấm dứt tên gọi cũ và đổi tên văn phòng công chứng theo tên của một công chứng viên hợp danh nhận chuyển nhượng, trong khi đó một trong những cơ sở định giá chuyển nhượng là giá trị thương hiệu, uy tín trong quá trình hoạt động của văn phòng công chứng để có thể kế thừa lượng khách hàng quen thuộc trong tương lai. Việc xây dựng nên một thương hiệu văn phòng công chứng đã khó, giữ được thương hiệu đó lại khó hơn nhiều lần, nếu cứ buộc thay đổi tên thì chẳng khác nào làm khó cho hoạt động của các văn phòng công chứng. Sau khi đổi tên thì văn phòng công chứng phải thực hiện hàng loạt thủ tục hành chính, như: đăng ký lại mẫu con dấu, thông báo với cơ quan thuế, treo lại biển hiệu, đăng báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động,… làm phát sinh thêm chi phí và công sức cho cả văn phòng công chứng và các cơ quan liên quan.

Một bất cập nữa là tên của văn phòng công chứng hiện nay đang tồn tại hai kiểu đặt tên. Luật Công chứng năm 2014 quy định đối với các văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động trước ngày Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực thì được giữ nguyên tên gọi đã đăng ký, tức là không phải đặt theo tên của công chứng viên hợp danh, chỉ trong trường hợp thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng hoặc địa chỉ trụ sở, thì phải đồng thời thay đổi tên văn phòng công chứng phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Như vậy, hiện nay cùng là loại hình văn phòng công chứng nhưng tồn lại hai hình thức tên gọi khác nhau là: tên văn phòng công chứng theo tên công chứng viên hợp danh (theo Luật Công chứng năm 2014) và tên văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn phù hợp quy định của pháp luật (theo Luật Công chứng năm 2006).

Ngoài ra, trong một số trường hợp khách hàng khó xác định văn phòng công chứng đã thực hiện công chứng. Về nguyên tắc, việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó; việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện; thời gian lưu trữ bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng ít nhất là 20 năm. Như vậy, việc quy định đặt tên của văn phòng công chứng hiện nay sẽ gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức trong giao dịch khi muốn xác định được văn phòng công chứng nào đã thực hiện việc công chứng trong trường hợp tên văn phòng công chứng thay đổi nhiều lần và có thể cùng với đó là thay đổi địa chỉ trụ sở của văn phòng công chứng. Hoặc sẽ gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức khi muốn xác định tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng của văn phòng công chứng đã đổi tên nhiều lần nhưng đã chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, giải thể để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hoặc xin cấp bản sao văn bản công chứng.

Từ những phân tích nêu trên cho thấy quy định pháp luật hiện hành về đặt tên văn phòng công chứng còn bất cập, chưa phù hợp với thực tiễn cần sớm được sửa đổi, thay thế. Thiết nghĩ, việc đặt tên văn phòng công chứng nên quy định tương tự cách đặt tên doanh nghiệp nói chung, cụ thể sửa đổi khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 như sau: “Tên của văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh lựa chọn và theo quy định của Luật Doanh nghiệp nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác đã được đăng ký hoạt động, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.”

(Sở Tư pháp)