Những bất cập trong thực hiện cấp bản sao văn bản công chứng

Trong thời gian gần đây, Sở Tư pháp nhận được các phản ánh, kiến nghị của người dân về việc tổ chức hành nghề công chứng “làm khó” khi được yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng.

Hiện nay, theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11-11-2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động của Văn phòng công chứng, lệ phí cấp thẻ công chứng viên thì việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp.

Thứ nhất, theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng. Thứ hai, theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện. Phí cấp bản sao văn bản công chứng được quy định là 5.000 đồng/trang, từ trang thứ ba trở lên thì mỗi trang thu 3.000 đồng nhưng, tối đa không quá 100.000 đồng/bản.

Người dân đến UBND xã Hòa Thắng (TP. Buôn Ma Thuột) để làm các thủ tục hành chính. (Ảnh minh họa)

Tuy nhiên, Luật Công chứng và các văn bản lại không có bất kỳ quy định cụ thể nào về trình tự, thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng. Chính điều này đã dẫn đến sự tùy tiện của các tổ chức hành nghề công chứng cũng như phát sinh việc “đòi hỏi”, “trục lợi” của các nhân viên làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng khi người dân đến đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng.

Mặt khác, pháp luật chưa có quy định về việc xử lý việc thu phí cấp bản sao văn bản công chứng không đúng quy định. Đây chính là điểm hạn chế và gây khó khăn cho cơ quan có thẩm quyền khi phát hiện hành vi thu phí công chứng không đúng quy định của các tổ chức hành nghề công chứng vì không có chế tài xử lý, nếu phát hiện thì chỉ có thể nhắc nhở, yêu cầu hoàn trả số tiền thu không đúng quy định nên chưa đủ sức răn đe đối với các tổ chức hành nghề công chứng có hành vi vi phạm.

Để khắc phục hạn chế này, Nghị định số 82/2020/NĐ-CP, ngày 15-7-2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1-9-2020 (thay thế Nghị định số 110/2013/NĐ-CP và Nghị định số 67/2015/NĐ-CP) đã bổ sung quy định phạt tiền từ 7 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với hành vi thu phí công chứng không đúng theo quy định, đồng thời áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm mà có.

Thiết nghĩ, trưởng các tổ chức hành nghề công chứng cần nâng cao hơn nữa trách nhiệm trong công tác quản lý, điều hành hoạt động của các nhân viên, thực hiện việc lập sổ sách phục vụ theo dõi việc cấp bản sao văn bản công chứng, quán triệt việc cấp bản sao văn bản công chứng là nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng đến toàn thể đội ngũ nhân viên để chấm dứt đòi hỏi người dân. Đồng thời, cơ quan có thẩm quyền cần bổ sung quy định về trình tự, thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng để thuận tiện cho việc quản lý hoạt động cấp, thu phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Vũ Thị Minh Ngân