Một số quy định mới cần quan tâm trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND cấp huyện và cấp xã trên địa bàn tỉnh

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện cho thấy vẫn còn không ít bất cập, vướng mắc; một số quy định vẫn chưa chặt chẽ, thiếu tính khả thi, do đó nhiều cơ quan, đơn vị không triển khai thực hiện đúng theo quy định. Điều đó phần nào là ảnh hưởng đến niềm tin của các cá nhân, tổ chức có liên quan đối với việc giải quyết hồ sơ TTHC của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.

Nhằm khắc phục những tồn tại nêu trên, ngày 8-2-2014, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 06/2014/QĐ-UBND ban hành Quy định về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC theo cơ chế một cửa tại UBND cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh (Quyết định này thay thế Quyết định số 25/2009/QĐ-UBND và Quyết định số 26/2009/QĐ-UBND). Theo đó, có nhiều quy định mới cần quan tâm triển khai thực hiện trong quá trình giải quyết TTHC cho các cá nhân, tổ chức có liên quan.

Về thời gian tiếp nhận và trả kết quả:

Theo quy định tại các khoản 4, Điều 5, Quy định được ban hành kèm theo Quyết định số 25/2009/QĐ-UBND và Quyết định số 26/2009/QĐ-UBND, thì thời gian tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC là: sáng từ 7 giờ đến 11 giờ; chiều từ 13 giờ 30 đến 16 giờ 30 phút và sáng từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ; chiều từ 13 giờ 30 đến 16 giờ 30 phút. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều cơ quan, đơn vị không thực hiện theo đúng các quy định nêu trên và tùy tiện đặt ra các quy định không phù hợp.

Để khắc phục hiện tượng này, tại khoản 3, Điều 6 của Quy định được ban hành kèm theo Quyết định số 06/2014/QĐ-UBND đã quy định thống nhất thời gian tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC ở cấp huyện và cấp xã là: Sáng từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ; chiều từ 13 giờ 30 đến 16 giờ 30 phút và thể hiện rõ “các cơ quan, đơn vị thực hiện TTHC không được tự ý đưa ra thời gian tiếp nhận và trả kết quả không phù hợp với thời gian theo quy định trên”.

Về trả kết quả giải quyết TTHC

Đối với hồ sơ đã được giải quyết xong và giao trả đúng thời gian đã hẹn thì vẫn được thực hiện như quy định cũ. Riêng đối với trường hợp đến ngày hẹn trả kết quả, nhưng hồ sơ vẫn chưa xử lý xong, theo quy định tại khoản 2, Điều 22, Quy định được ban hành kèm theo Quyết định số 25/2009/QĐ-UBND và khoản 3, Điều 24, Quy định được ban hành kèm theo Quyết định số 26/2009/QĐ-UBND, thì “bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm thông báo lý do trễ hẹn, xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn lại thời gian trả kết quả. Nếu nguyên nhân chậm trễ thời gian từ công chức chuyên môn thì công chức chuyên môn phải có văn bản (hoặc trực tiếp) giải thích nguyên nhân và xin lỗi tổ chức, cá nhân. Nếu nguyên nhân chậm trễ thời gian từ lãnh đạo thì Chủ tịch UBND cấp xã hoặc cấp huyện trực tiếp xin lỗi và giải thích với tổ chức, cá nhân đối với những công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của mình…”. Trên thực tế các trường hợp trễ hẹn không được thông báo lý do (hoặc có thông báo bằng miệng với lý do không chính đáng), không được bộ phận tiếp nhận hoặc công chức chuyên môn giải thích nguyên nhân và xin lỗi, chứ chưa nói đến Chủ tịch UBND cấp xã, cấp huyện trực tiếp xin lỗi và giải thích.

Như vậy, có thể nói quy định trên hoàn toàn không có khả thi trên thực tế. Để khắc phục điều đó, tại khoản 2, Điều 10, Quyết định số 06/2014/QĐ-UBND quy định rõ “các trường hợp đến ngày hẹn trả kết quả nhưng hồ sơ vẫn chưa xử lý xong phải được phòng (hoặc công chức) chuyên môn niêm yết tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để tổ chức, cá nhân biết, theo dõi. Các trường hợp này phải ghi rõ lý do trễ hẹn, ngày hẹn trả lần tiếp theo và kèm theo lời xin lỗi. Danh sách trễ hẹn phải được lưu giữ tại phòng (hoặc công chức) chuyên môn”. Quy định này đã được xây dựng theo hướng tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân có điều kiện giám sát kết quả giải quyết công việc của mình. Đến ngày nhận kết quả, chỉ cần theo dõi vào “danh sách trễ hẹn” thì có thể biết trường hợp của mình có bị “lỗi hẹn” hay không; đồng thời qua đó biết rõ “lý do trễ hẹn, ngày hẹn trả lần tiếp theo” để từ đó có cơ sở thực hiện quyền khiếu nại của mình theo quy định của pháp luật. “Lời xin lỗi” cũng khả thi hơn vì nó được ghi kèm theo Danh sách trễ hẹn, thay vì phải “dài cổ” đợi bộ phận tiếp nhận, hoặc công chức chuyên môn hoặc Chủ tịch UBND cấp xã, cấp huyện buộc miệng nói ra. Quy định này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, kịp thời phát hiện và chấn chỉnh các trường hợp thường xuyên bị trễ hẹn mà không có lý do chính đáng thông qua danh sách trễ hẹn được lưu giữ tại phòng (hoặc công chức) chuyên môn; đồng thời góp phần khắc phục đáng kể hiện tượng “tự ý sửa ngày hẹn trả” một cách tùy tiện của đội ngũ cán bộ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở một số cơ quan, đơn vị hiện nay.

Hoàng Trọng Hùng