Cơ quan Nhà nước: “Chê” dịch vụ số hóa dữ liệu

Giai đoạn “quá độ” từ phong cách làm việc thủ công, bán thủ công sang môi trường điện tử hóa, các cơ quan Nhà nước (CQNN) ngập trong “cơn bão giấy”. Nhu cầu cần thuê dịch vụ số hóa dữ liệu rất lớn nhưng do còn lực cản nên dịch vụ này vẫn đang ế ẩm.

Nhu cầu rất cao
Tăng tốc để hiện thực hóa mô hình Chính phủ điện tử với các văn phòng thông minh và các hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) dùng chung, hầu hết các CQNN tại Việt Nam hiện vẫn đang “lúng túng” trong “bão giấy”. Một thống kê ước tính hơn 80% thông tin dữ liệu của Việt Nam được xây dựng dưới dạng nội dung thông tin phi cấu trúc. Hàng loạt giấy tờ, văn bản cũ bị dồn đống trong kho lưu trữ, phần vì không dám “xóa sổ” những tài liệu thuộc loại quan trọng phải lưu trữ vĩnh viễn, phần vì chưa quan tâm đến chuyện phải “xử lý”. Rốt cuộc, mỗi khi cần thì chỉ còn cách “đổ mồ hôi” tìm kiếm.

Theo thống kê chính thức của tổ chức PricewaterhouseCoopers về hiện trạng “bão giấy” trong các cơ quan, doanh nghiệp trên thế giới, các chuyên gia thường phải dành 5 – 15% thời gian của mình để đọc thông tin và mất tới 50% thời gian để tìm tài liệu. Các công ty thường tiêu tốn 20USD cho nhân công mỗi khi muốn sắp xếp và lưu trữ tài liệu, 120USD cho nhân công khi muốn tìm một tài liệu bị thất lạc, và 220 USD cho nhân công khi muốn tái thiết lại nguồn thông tin đã mất. Để “biến” khối lượng lớn văn bản, giấy tờ thành dạng “phi giấy tờ” mà vẫn giữ được các thông tin trên văn bản giấy đó thì cách tối ưu nhất là số hoá dữ liệu. Đại diện cho một Bộ đa ngành “nắm giữ” rất nhiều dữ liệu nhạy cảm của quốc gia, ông Đặng Đức Mai, Cục trưởng Cục Tin học và thống kê tài chính - Bộ Tài chính đã có lần khẳng định: Chỉ khi xây dựng được hệ thống CSDL dùng chung đủ mạnh mà nền tảng khởi đầu là việc số hoá dữ liệu thì mới có thể nói đến dịch vụ công, chính phủ điện tử như mong đợi.

Trên thực tế, một số CQNN đã bắt đầu sử dụng giải pháp số hóa dữ liệu. Điển hình như Tổng cục Thống kê năm 2009 đã lần đầu tiên sử dụng công nghệ quét để xử lý dữ liệu phục vụ Tổng điều tra dân số. “Tổng cục Thống kê đã sử dụng máy quét và công nghệ của Kodak để thực hiện 65 triệu bản phiếu ghi điều tra, rút ngắn thời gian xử lý từ 18 tháng (theo cách thức điều tra truyền thống) xuống chỉ còn 7 tháng”, ông Nguyễn Ngọc Huy, Giám đốc Công ty DSG Việt Nam, nhà phân phối Kodak tại Việt Nam cho biết. Cũng theo ông Huy, hiện đang có một số khách hàng lớn khác sử dụng công nghệ quét của Kodak, như Cục Thuế TP.Hồ Chí Minh (quét báo cáo thuế hằng tháng của doanh nghiệp), Bảo hiểm Bảo Minh Sài Gòn (quản lý hồ sơ bảo hiểm bồi thường tai nạn).

Sao vẫn ế?
Hiện trên thị trường đã có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ cho thuê số hóa dữ liệu như Công ty TNHH CNTT Khuê Tú (với Siêu thị máy quét scannermart.vn), Công ty Cổ phần Giải pháp và Phát triển Phần mềm Việt Nam… Mức phí dịch vụ khoảng 1.000 đồng/trang sách đen trắng, 2.000 đồng/trang sách màu. Thậm chí đã có dịch vụ số hóa dịch vụ tài liệu trực tuyến miễn phí rất hữu ích cho các doanh nghiệp chỉ cần số hóa dữ liệu khối lượng “khiêm tốn” (truy cập sohoa.com.vn, chọn mục “SỐ HOÁ”, tạo một tài khoản, đăng nhập tài khoản thành công, người truy cập sẽ có 30 trang nhận dạng miễn phí).
Tuy vậy, dịch vụ vẫn chưa thể “chinh phục” được khối khách hàng là các CQNN. Lý do mấu chốt là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chưa tạo dựng được lòng tin. “Kinh nghiệm ở các nước thì để xử lý những dữ liệu cũ, các CQNN thường thuê ngoài một công ty cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu làm trong thời gian ngắn 6 tháng hoặc 1 năm. Nhưng tại Việt Nam, phương thức thuê ngoài như vậy chưa thấy phổ biến”, ông Huy chia sẻ.

Bên cạnh đó, một trong những nguyên nhân chính khiến các CQNN ngại thuê dịch vụ số hóa còn là do sợ thất thoát dữ liệu nhạy cảm. Chia sẻ vấn đề này, ông Huy nói: Ở các nước, đối với những dữ liệu mang tính nhạy cảm, khi thuê số hóa, CQNN luôn ràng buộc bằng những chuẩn mực như tiêu chuẩn ISO27000 về bảo mật thông tin, quy định rất nghiêm ngặt về quá trình chu chuyển thông tin dữ liệu, nén và mã hóa thông tin. Với những dữ liệu không được phép mang ra khỏi cơ quan thì CQNN yêu cầu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa phải đưa người và máy đến tận trụ sở cơ quan để làm. Sau khi kết thúc công việc, trước khi bước ra ngoài trụ sở, nhân công trực tiếp số hóa dữ liệu sẽ bị kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, không được dùng những thiết bị có thể sao chép được như máy ảnh, điện thoại di động có chụp hình… Nhìn lại thực tế nước ta, chưa thấy CQNN nào có những quy định như vậy. Vì thế, các cơ quan, tổ chức có liên quan đến Chính phủ, Bộ, ngành thường có xu hướng đầu tư công nghệ, thiết bị để tự số hóa. “Sẽ phải rất kiên trì thì mới số hóa xong khối lượng dữ liệu khổng lồ đã phát sinh trong quá khứ”, ông Huy nhận xét.

Cần lưu ý, đối với công việc số hóa dữ liệu, bên cạnh việc đầu tư máy móc còn cần phải đầu tư và chuẩn bị khá kỹ cả về quy trình và các chính sách liên quan. Tuy nhiên, chưa thấy CQNN nào công bố chính thức rằng đã sẵn sàng cho việc này.

Có vẻ như số hóa dữ liệu “tồn kho” vẫn chưa phải mối quan tâm ưu tiên hàng đầu của các CQNN. Không có gì khó hiểu khi có công ty triển khai dịch vụ cho thuê số hóa dữ liệu từ năm 2002 đến giờ vẫn chưa “vợt” được CQNN nào làm khách hàng.