Nâng cao hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến tại doanh nghiệp

Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới, doanh nghiệp Dak Lak đang nỗ lực tạo dựng thương hiệu, nâng cao năng lực cạnh tranh, trong đó việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế được xem như  một giải pháp hữu hiệu.

Góp phần tạo dựng thương hiệu
Nhiều DN hàng đầu của tỉnh đã đi tiên phong trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) tiên tiến, góp phần tạo chuyển biến tích cực trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó, Công ty cao su Dak Lak (DAKRUCO) là DN đầu tiên khu vực Tây Nguyên xây dựng và áp dụng  HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2000 từ năm 2001, đến nay đã có 11/20 đơn vị trực thuộc và khối văn phòng Công ty áp dụng. Thủ tục giải quyết công việc được chuẩn hóa và mô tả thành tài liệu áp dụng ở từng lĩnh vực sản xuất. Theo ông Huỳnh Văn Khiết, Giám đốc Công ty, với một DN có đông CBCNV, kinh doanh đa ngành nghề trên một địa bàn rộng, trong đó lĩnh vực kinh doanh chính là trồng, chăm sóc và khai thác cao su công nghiệp, đây chính là sự cam kết của  lãnh đạo cao nhất trong việc quản lý chất lượng, giải quyết văn bản chính xác kịp thời, công khai minh bạch, cải tiến chất lượng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Công ty đã ban hành 11 quy trình của cấp lãnh đạo về quản lý chung, 30 quy trình cấp phòng ban quản lý chuyên môn và một số tài liệu hướng dẫn cụ thể áp dụng tại các đơn vị trực thuộc. Ngoài ra, Công ty còn xây dựng và áp dụng các hệ thống ISO/IEC17025:2005; Quản lý môi trường 14001:2004. Với việc đáp ứng các chuẩn mực và yêu cầu theo HTQLCL tiên tiến, Công ty đáp ứng tốt các yêu cầu khách hàng và các bên liên quan, nhất là yêu cầu bắt buộc của khách hàng và thị trường khó tính, gia tăng thị phần và lợi nhuận từ việc bán hàng, giảm lãng phí do sản phẩm rớt cấp, giảm chi phí và rủi ro khi phát triển một sản phẩm mới, tăng tinh thần, thái độ làm việc và độ hài lòng của CBCNV, tăng uy tín thương hiệu…

Với sự quyết tâm của cả tập thể, Công ty TNHH Một thành viên Xuất nhập khẩu 2-9 đã thành công trong việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001: 2000 cho sản phẩm chính là cà phê nhân, bột. Ông Lê Tiến Hùng, Phó Tổng Giám đốc Công ty cho biết, quá trình vận hành hệ thống không cứng nhắc mà liên tục được cải tiến, chỉnh sửa phù hợp với thực tế cũng như luật định.  Lãnh đạo và tập thể CBCNV Công ty luôn hướng tới mục tiêu Uy tín - Chất lượng - Hiệu quả. Quá trình sản xuất kinh doanh cà phê và các công việc khác đều được thể hiện bằng văn bản, với 15 quy trình, 14 quy định, 48 biểu mẫu hướng dẫn công việc mô tả các bước, cách thức và trình tự tiến hành công việc của các xí nghiệp, chi nhánh phòng ban nghiệp vụ trong hệ thống. Qua đó, kiểm soát được trách nhiệm của các bộ phận cũng như mối liên hệ trách nhiệm giữa các bộ phận. Đặc biệt, quá trình chế biến cà phê nhân chất lượng cao, cà phê rang xay được kiểm soát chặt chẽ với các văn bản cụ thể, từ đó ngăn ngừa và hạn chế tối đa sản phẩm không phù hợp. Các lĩnh vực khác như công tác thu mua, bán hàng, thông tin… đều tuân thủ đúng quy trình nên đã giảm thiếu sai sót.  Việc quy định rõ quyền hạn trách nhiệm từng chức danh, bộ phận không chỉ nêu cao tinh thần trách nhiệm, giải quyết công việc bảo đảm chất lượng, thời gian mà còn giúp mọi người nâng cao kỹ năng của mình, làm cơ sở cho việc đánh giá, đào tạo nguồn lực, đáp ứng nhu cầu cải tiến công việc. Từ đó góp phần củng cố hình ảnh thương hiệu cà phê Buôn Ma Thuột cũng như hình ảnh thương hiệu Công ty.

Các công đoạn sản xuất tại Công ty Cao su Dak Lak đều áp dụng theo đúng quy trình của HTQLCL tiên tiến. Trong ảnh: Thu gom mủ cao su tại lô.

Duy trì và cải tiến hệ thống: yêu cầu cấp thiết
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc xây dựng và áp dụng HTQLCL tiên tiến tại các DN còn gặp không ít khó khăn. Theo ông Huỳnh Văn Khiết, qua 10 năm thực hiện chương trình, hơn 50% đơn vị trực thuộc của Công ty đã đạt chứng chỉ ISO 9001:2000, nhưng có thể nói lợi ích mang lại giữa các đơn vị còn khá khác biệt, một vài đơn vị còn thực hiện theo kiểu đối phó, chưa thực sự mang lại hiệu quả. Từ kinh nghiệm thực tế, ông cho rằng, các chuẩn mực và yêu cầu theo TCVN ISO 9001:2000 là rất chặt chẽ , nếu biết vận dụng sẽ trở thành công cụ bổ ích giúp tổ chức, DN quản lý hiệu quả hơn các hoạt động kinh doanh của mình, nhưng nếu chưa hiểu rõ, chỉ làm đối phó thì việc áp dụng sẽ trở thành gánh nặng cho cá nhân, tổ chức. Việc áp dụng không hiệu quả có nguyên nhân chính là thiếu sự cam kết từ phía lãnh đạo đơn vị nên chỉ xây dựng HTQLCL mang tính hình thức, đặt nặng vào việc nhận chứng chỉ hơn là tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Mặt khác, HTQLCL được  áp dụng thực hiện và duy trì không tốt. Do đó, để nâng cao hiệu quả hoạt động trong thời gian tới, yêu cầu cấp thiết là phải duy trì và cải tiến HTQLCL nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất thực tế, cũng như yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Bên cạnh việc áp dụng HTQLCL theo TCVN, hiện công ty còn áp dụng Hệ thống Quản lý môi trường 14001:2004 với mục tiêu thân thiện môi trường để phát triển bền vững.

Đồng tình với quan điểm này, ông Lê Tiến Hùng nhấn mạnh: để nâng cao tính hiệu quả của HTQLCL thì vai trò lãnh đạo giữ vị trí quyết định, một khi lãnh đạo quan tâm yêu cầu mọi người thực hiện đúng quy trình, quy định, hướng dẫn có kiểm tra kiểm soát  thì hệ thống được duy trì và liên tục cải tiến. Ông cũng lưu ý: yêu cầu của bộ tiêu chuẩn chỉ là công cụ quy định cho tổ chức phải làm, còn làm thế nào thì tùy thuộc điều kiện thực tế và do tổ chức quy định, khi xây dựng hệ thống không tránh khỏi những khiếm khuyết nên phải liên tục cải tiến, chỉnh sửa để nâng cao tính hiệu lực. Việc cải tiến không chỉ dừng lại ở khâu điều chỉnh cho phù hợp mà còn được mở rộng, phát triển thêm. Bên cạnh đó, phải chú trọng việc đào tạo lại nhằm giúp thành viên hiểu sâu hơn hệ thống, nâng cao kỹ năng làm việc, đồng thời quá trình đánh giá nội bộ sát thực hơn…