Áp dụng ISO 9001:2008/2015 trong cơ quan Nhà nước: Phải đi vào thực chất

Thời gian qua, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008/2015 (gọi tắt HTQLCL) trong các cơ quan hành chính nhà nước đã tạo được sự chuẩn hóa quy trình hoạt động, tuy nhiên thực tế vẫn còn tồn tại những bất cập...

Góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại

Tại phường Ea Tam (TP. Buôn Ma Thuột), năm 2015, đơn vị đã tiến hành xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động giải quyết thủ tục hành chính. Theo đó, trong quá trình thực hiện, đơn vị không ngừng bổ sung, cải tiến, hoàn thiện các quy trình. Đến nay, đơn vị có 5 bộ phận gồm: tài chính – kế toán, văn hóa – xã hội, tư pháp – hộ tịch, văn phòng – thống kê và giảm nghèo áp dụng với 99 quy trình (gồm 10 quy trình, tài liệu bắt buộc, 84 quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền và 5 quy trình giải quyết công việc nội bộ). Ông Lê Đình Dương, Phó Chủ tịch UBND phường Ea Tam cho biết: “Việc áp dụng HTQLCL vào các bộ phận, phòng ban không chỉ góp phần tích cực trong giải quyết công việc chuyên môn mà còn thay đổi cung cách giao tiếp của cán bộ công chức, tạo nên nền hành chính thân thiện và gần dân hơn. Đặc biệt, loại bỏ được tâm lý của tổ chức, công dân phải có quen biết hoặc "bồi dưỡng" để được xử lý hồ sơ nhanh hơn”.

Người dân đến giao dịch các thủ tục tại bộ phận một cửa UBND phường Ea Tam (TP. Buôn Ma Thuột).

Ở UBND huyện Lắk, HTQLCL được đơn vị triển khai thực hiện từ năm 2014, hiện nay đã có 12 phòng, ban xây dựng và áp dụng với 50 quy trình (gồm 9/10 quy trình bắt buộc và 41 quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền). Qua 5 năm áp dụng HTQLCL, UBND huyện đã xây dựng được một hệ thống quy trình làm việc đồng bộ, khoa học, phù hợp với chính sách và mục tiêu chất lượng đề ra. Đặc biệt, đã loại bỏ những thủ tục rườm rà, phức tạp; quy trình giải quyết hồ sơ thực hiện đúng, đủ theo hướng đơn giản, rút ngắn được thời gian giải quyết; việc lưu trữ, truy lục tài liệu, hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn; thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước. Từ đó từng bước tạo được lòng tin, sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp khi đến giao dịch với cơ quan hành chính nhà nước. Với việc áp dụng HTQLCL, tỷ lệ giải quyết yêu cầu của tổ chức và công dân theo cơ chế “một cửa” các cấp qua các năm tăng cao. Cụ thể, tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn của đơn vị từ 98,08% (năm 2015) tăng lên 99,05% (năm 2018).

“Qua thực tiễn áp dụng tại nhiều cơ quan, đơn vị, hiệu quả HTQLCL mang lại lớn nhất là trong cải tiến phương pháp làm việc, tạo điều kiện cho từng phòng, ban và cán bộ công chức giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà. Từ đó đáp ứng được yêu cầu của xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch; từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công của các cơ quan nhà nước, góp phần thực hiện cải cách hành chính”, bà Nguyễn Thị Chu Nga, Chi cục phó Chi cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng (Sở Khoa học và Công nghệ) nhấn mạnh.

Cần sớm khắc phục những bất cập

Theo số liệu thống kê của Sở Khoa học và Công nghệ, đến cuối năm 2018, toàn tỉnh có 247 cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống hành chính nhà nước; trong đó, 100% đơn vị cấp xã, phường đã áp dụng HTQLCL trong việc giải quyết thủ tục hành chính. Việc triển khai áp dụng HTQLCL đã hỗ trợ tích cực công tác cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, thực tế việc áp dụng hệ thống này tại một số cơ quan, đơn vị còn mang tính hình thức, chưa thực sự sâu rộng và khai thác hết hiệu quả.

Nguyên nhân do nhận thức trong một bộ phận cán bộ, công chức về áp dụng hệ thống ISO còn chưa đồng đều, phần lớn người phụ trách công việc này là cán bộ, công chức kiêm nhiệm và thay đổi thường xuyên, nên ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của việc kiểm tra, đôn đốc, xây dựng, áp dụng HTQLCL tại đơn vị. Song song đó, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chưa đồng bộ, thay đổi liên tục khiến các thủ tục hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải thay đổi, gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện. Mặt khác, điều kiện cơ sở vật chất hạn chế, trụ sở làm việc của nhiều đơn vị chưa đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ...

Cán bộ Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh (Sở Tài nguyên - Môi trường) xử lý hồ sơ qua hệ thống điện tử.

Việc đưa HTQLCL vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước là yêu cầu tất yếu. Do vậy, để nâng cao hiệu quả việc duy trì, áp dụng hệ thống này thuộc các đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh, tiến đến chuyển sang áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 theo lộ trình, cần tiếp tục tăng cường tuyên truyền, tập huấn nhằm nâng cao hiểu biết về hệ thống quản lý chất lượng cho các đơn vị; phân loại thủ tục hành chính được thực hiện tại các cơ quan, đơn vị và thường xuyên cập nhật các văn bản mới. Đặc biệt, nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu hiểu rõ vai trò của việc áp dụng, duy trì HTQLCL để chỉ đạo việc triển khai ở đơn vị…

Thúy Hồng