Đẩy mạnh việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản nhằm hạn chế những sai sót,tiêu cực trong hoạt động công chứng

Theo quy định tại điểm d, khoản 1 Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTP, ngày 17-6-2011 của Bộ Tư pháp, hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng quy định trách nhiệm của Sở Tư pháp tham mưu UBND cấp tỉnh: “Xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện pháp liên thông giữa các tổ chức hành nghề công chứng, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ những thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng”. Mặc dù vậy, đến nay quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu vẫn chưa được triển khai đầy đủ để khai thác có hiệu quả các thông tin cần thiết đối với bất động sản trước khi công chứng, do đó, đã xuất hiện nhiều trường hợp đáng tiếc xảy ra như: công chứng viên bị lừa khi đương sự là bên bán giả mạo giấy tờ và kết quả thiệt hại đối với người mua tài sản và đương nhiên công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi công chứng của mình. Lý do là công chứng viên thiếu thông tin để tra cứu về hiện trạng của bất động sản tại thời điểm ký công chứng hợp đồng, giao dịch. Ngoài ra, còn dẫn đến nhiều tiêu cực khác như: 1 thửa đất nhưng lại được công chứng nhiều lần hay người yêu cầu công chứng không phải là chủ sở hữu thật của bất động sản...

Xây dựng cơ sở dữ liệu cần phải có sự phối hợp giữa các cơ quan có liên quan như: Sở Tài nguyên và Môi trường; phòng Tài nguyên và Môi trường (Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất) các huyện, thành phố thuộc tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng; Tòa án, Thi hành án và các cơ quan khác có liên quan trong phạm vi địa phương trên cơ sở chỉ đạo hoặc phối hợp chỉ đạo của UBND cấp tỉnh. Nội dung thông tin dữ liệu liên quan đến một bất động sản cụ thể phải bao gồm các nội dung như: Vị trí bất động sản; chủ sở hữu hợp pháp (Giấy chứng nhận Quyền sử dụng đất cấp cho cá nhân, tổ chức, hộ gia đình); tranh chấp hay không? Bị Tòa án áp dụng biện pháp ngăn chặn để xét xử vụ kiện hay không? Hoặc đã chuyển nhượng vào ngày tháng năm nào và đang làm thủ tục cấp giấy chủ quyền sử dụng đất... Đây là những nội dung cần thiết, buộc phải có khi xây dựng cơ sở dữ liệu. Khi khai thác cơ sở dữ liệu thì công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng phải có trách nhiệm trả phí khi truy cập thông tin (nguồn kinh phí được sử dụng để xây dựng cơ sở dữ liệu). Bên cạnh đó, cần  xây dựng một bộ phận có chức năng quản lý cơ sở dữ liệu thuộc Sở Tư pháp thực hiện chức năng thu thập, nhập dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản; thực trạng bất động sản... Mặt khác, các tổ chức hành nghề công chứng khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản; cơ quan cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Tòa án áp dụng biện pháp ngăn chặn đối với bất động sản... thì chuyển thông tin ngay đến Sở Tư pháp để kịp thời cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu này không chỉ phục vụ riêng cho các tổ chức hành nghề công chứng mà phục vụ cho rất nhiều cơ quan, đơn vị khác có liên quan như các doanh nghiệp bán đấu giá tài sản khi bán đấu giá quyền sử dụng đất, Tòa án, công an hay cơ quan cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...đều rất cần cơ sở dữ liệu này khi thực hiện nhiệm vụ công vụ có liên quan đến bất động sản.

Do đó, đẩy mạnh xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trong phạm vi địa phương nhằm hạn chế tình trạng lừa đảo, qua mặt công chứng viên, gây thiệt hại nghiêm trọng đến bên mua tài sản khi tham gia hợp đồng, giao dịch là hết sức cần thiết. Không chỉ đơn thuần là xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản mà phải phản ánh đầy đủ hiện trạng của bất động sản làm cơ sở để công chứng viên có thể tra cứu thông tin các nội dung trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch như: Bất động sản có hợp pháp hay không? Hay bất dộng sản đang tranh chấp; chủ sở hữu thực của bất động sản là ai? hoặc bất động sản đang được Tòa án thụ lý và phong tỏa tài sản để xét xử vụ kiện... Khi đó, công chứng viên sẽ có các thông tin cần thiết và có đầy đủ cơ sở pháp lý để thực hiện hoặc không thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch.

Đỗ Văn Nhân