Một số hạn chế và vi phạm trong hoạt động hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh

Hạn chế dễ dàng nhận thấy là nhiều văn phòng công chứng chưa thực hiện nghiêm túc việc niêm yết công khai các thủ tục công chứng, nội quy tiếp nhận yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, tiếp nhận giải quyết các khiếu nại, tố cáo về công chứng… hoặc niêm yết thì sơ sài, không đầy đủ các nội dung theo quy định. Nhiều tổ chức hành nghề công chứng (kể cả phòng công chứng và văn phòng công chứng) chưa thực hiện đúng quy định về việc lập các loại sổ theo quy định và không ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ, đóng dấu giáp lai, thực hiện sửa nội dung trong sổ không đúng quy định. Phần lớn các văn phòng công chứng đều chưa bố trí kho lưu trữ hồ sơ công chứng riêng mà thực hiện lưu trữ hồ sơ tại nhiều địa điểm, không có kệ kê tài liệu, không thực hiện đúng quy định về bảo quản, chống ẩm thấp, mối mọt, cháy nổ theo quy định của pháp luật về lưu trữ...

Về công chứng các hợp đồng, giao dịch cũng đã xảy ra một số vi phạm, hạn chế. Chẳng hạn trong việc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng: Khi công dân, tổ chức đến yêu cầu công chứng và cung cấp các giấy tờ liên quan thì công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, nội dung trong hợp đồng, giao dịch được công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, không trái quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều trường hợp do quen biết, là khách hàng thân thiết nên công chứng viên đã “cho nợ”, “cho bổ sung sau” các giấy tờ có liên quan như bản sao chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, văn bản thống nhất của các đồng sở hữu, thành viên (đối với doanh nghiệp)… dẫn đến sau khi xong việc thì người yêu cầu công chứng không thực hiện việc bổ sung hồ sơ, tổ chức công chứng cũng quên việc liên hệ để yêu cầu bổ sung các giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ lưu trữ. Hoặc trong phần lời chứng của công chứng viên trong các hợp đồng, giao dịch không đầy đủ các nội dung như: không ghi xác nhận đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; đồng thời, có nội dung lời chứng chỉ ghi “phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội”, có trường hợp một số lời chứng của công chứng viên còn sử dụng ngay mẫu có sẵn của các tổ chức tín dụng tự soạn thảo trong các hợp đồng thế chấp vay vốn có nội dung không đúng quy định của pháp luật. Trong thực hiện công chứng văn bản hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo, nhiều hợp đồng, giao dịch khách hàng là những đối tượng quen biết, khách hàng thường xuyên của đơn vị (nhất là tổ chức tín dụng, tổ chức bán đấu giá) nên công chứng viên thường chủ quan không kiểm tra theo đúng quy trình dẫn đến có nhiều hợp đồng, giao dịch vi phạm về đối tượng tham gia hợp đồng (đối tượng không chính xác), thời gian ký chứng thực không phù hợp với thực tế (văn bản đấu giá được ký công chứng trước khi diễn ra cuộc bán đấu giá, trước khi cuộc bán đấu giá kết thúc)… Việc sửa lỗi kỹ thuật trong hợp đồng, giao dịch cũng còn khá tùy tiện, sửa lỗi bằng cách dùng bút xóa nội dung không phù hợp và viết đè nội dung khác lên; viết thêm nội dung vào, gạch bỏ hẳn một đoạn; viết chèn dòng, viết chèn số, chèn chữ (các hợp đồng, giao dịch được các tổ chức hành nghề công chứng sửa lỗi kỹ thuật nhiều nhất là những hợp đồng được các tổ chức tín dụng soạn thảo).

Bên cạnh đó, trong thực tế công chứng viên của một số văn phòng công chứng khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đã không xem kỹ các quy định của pháp luật có liên quan dẫn đến một số vi phạm như: Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất giữa hộ gia đình và cơ sở tôn giáo, theo quy định pháp luật thì bên tặng cho quyền sử dụng đất là hộ gia đình không có quyền tặng cho quyền sử dụng đất được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho mình để tặng cho cơ sở tôn giáo, bên nhận tặng cho quyền sử dụng đất là cơ sở tôn giáo không có quyền nhận quyền sử dụng đất từ hộ gia đình; công chứng các hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, nội dung phần mục đích thuê đất không phù hợp với mục đích sử dụng ghi trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; công chứng các hợp đồng mua bán tài sản là quyền sử dụng đất thuộc sở hữu chung của hộ gia đình thiếu các giấy tờ liên quan (giấy ủy quyền)...

Các tồn tại, vi phạm nêu trên các tổ chức ngành nghề công chứng cần phải có biện pháp khắc phục kịp thời nhằm tuân thủ các quy định pháp luật, bảo đảm an toàn pháp lý trong giao dịch, tránh những hậu quả pháp lý xảy ra phải bồi thường thiệt hại.                  

Nguyễn Ngọc Sơn

(Phòng Thanh tra, Sở Tư pháp)